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Práticas efetivas de faturamento

Adaptado de conteúdo extraído do American Express® OPEN Small Business Network

As empresas podem acelerar a cobrança de suas contas a receber e evitar problemas de atrasos no pagamento, desenvolvendo um plano efetivo de faturamento. A seguir estão algumas etapas que o ajudarão a se proteger de clientes que demoram a pagar.

Crie uma fatura efetiva

Certifique-se de que suas faturas sejam claras, precisas, detalhadas e fáceis de entender. Cada uma deve incluir o montante devido, número do pedido de compra, nome e endereço do cliente e seu nome, endereço e número do ID comercial. Inclua também o nome e telefone de contato de uma pessoa em sua empresa, caso haja alguma pergunta. Se possível, detalhe as despesas. É mais difícil contestar uma fatura detalhada e, caso uma das despesas seja questionada, você poderá pedir legitimamente o ressarcimento pelas despesas detalhadas e incontestáveis. As faturas também devem conter uma cláusula orientando o cliente a contatá-lo caso haja algum problema com relação a seus serviços, além de um esboço claro dos encargos moratórios.

Faturas instantâneas pelo correio

Quanto mais cedo você enviar as faturas, mais cedo receberá os pagamentos. Algumas pequenas empresas enviam faturas mensais, o que é um erro, pois o recebimento pode demorar entre duas a três semanas. Em vez disso, envie faturas um ou dois dias após a entrega de seu produto ou conclusão de um projeto.

Envie a fatura para a pessoa certa

Enviar uma fatura para a pessoa errada pode atrasar os pagamentos em 30 a 60 dias enquanto ela circula pela empresa. Converse com seu cliente e pergunte para quem você deve enviá-la. Caso a fatura seja entregue para outra pessoa com quem você não mantenha contato, ligue e apresente-se antes de enviá-la pelo correio. Se a fatura for enviada para o contador ou departamento de contabilidade do cliente, encaminhe uma cópia para seus clientes e informe-os por telefone.

Acompanhe de perto

Um contador facilmente ignorará uma fatura caso não haja nenhuma confirmação por telefone sobre seu status. Um simples telefonema pode confirmar se a fatura foi recebida e pagamento efetuado. Se o pagamento não for efetuado na data prevista, verifique novamente com o contador para determinar uma nova data de pagamento e acompanhe semanalmente até receber o dinheiro.

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