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Prevenção de fraude por funcionários

Adaptado de conteúdo extraído do American Express® OPEN Small Business Network

Desvios de dinheiro e outros tipos de fraude financeira são, talvez, o tipo mais comum de furtos da parte de funcionários. Pequenas empresas tendem a ser vítimas de fraude porque não dispõem dos controles necessários para impedi-la. Use as dicas a seguir como ajuda para proteger seu negócio de pessoas antiéticas que podem fazer parte de seu pessoal.

Separe os deveres

Um funcionário não deve controlar, sozinho, uma transação financeira do começo ao fim. A pessoa que preenche os cheques nunca deve ser a mesma que os assina. A pessoa que abre a correspondência não deve também registrar as contas a pagar e reconciliar as contas. Dividindo as responsabilidades, você dificultará que alguém roube e manipule os registros para encobrir a fraude.

Pegue as demonstrações bancárias pessoalmente

Não dê a alguém que esteja em posição favorável a cometer fraudes a chance de destruir ou eliminar evidências do delito. O proprietário da empresa ou um contador externo deve receber os extratos bancários e os cheques cancelados todo mês. Examine esses cheques cuidadosamente. Examine os beneficiários, as assinaturas e os endossos em cada cheque. Mantenha o olho aberto para indícios de fraude, como:

  • cheques a fornecedores ou pessoas que você não conhece
  • cheques descontados na boca do caixa de valor superior ao que você permite para caixa pequeno
  • assinaturas que pareçam forjadas
  • cheques faltantes ou números de cheque fora de ordem
  • cheques nominais a terceiros, mas endossados por alguém da sua empresa
  • cheques nominais a beneficiários cujo nome não corresponde a seu registro

Vigie de perto os cheques da empresa

Não seja descuidado com os cheques da empresa. Mantenha-os em uma gaveta trancada e não forneça a chave. Use cheques pré-numerados e verifique freqüentemente se há cheques faltando. Utilize um procedimento de "cheque anulado" que exija que você (o Proprietário) valide toda anulação de item. Exija que todo cheque acima de certo valor nominal tenha duas assinaturas (uma das quais seja a sua). e nunca, jamais, assine um cheque em branco.

Assine cada cheque de pagamento da folha pessoalmente

Isso pode levar algum tempo, mas geralmente vale a pena. Examine os cheques para certificar-se de que se destinam a pessoas conhecidas. Se houver algum nome de que você não se recorde, localize a pessoa. Mantenha uma contagem semanal do número de pessoas na folha de pagamentos e compare esse número com o número de cheques emitidos. Garanta que não seja possível alterar o arquivo mestre da folha de pagamentos de sua empresa sem a sua aprovação e assinatura. Outra opção: tenha uma conta bancária separada para a folha de pagamentos e deposite nela a quantia exata da folha, insistindo, então, em uma pronta reconciliação mensal.

Vigie de perto as contas a receber

Envolva mais de um funcionário na contabilidade e verificação de receitas recebidas. Certifique-se de que todos os cheques recebidos estejam adequadamente endossados. Compre um carimbo de "somente depósito" e use-o em todos os cheques recebidos, pois isso pode impedir que um funcionário os desconte. Investigue pessoalmente queixas de clientes sobre créditos não recebidos em pagamentos. Obtenha uma cópia da frente e do verso do cheque do cliente e certifique-se de que ele tenha sido depositado na conta de sua empresa.

Dê férias ao responsável pela escrituração contábil

Um funcionário que esteja desviando dinheiro precisa fazer um esforço contínuo para ocultar esse tipo de furto. Muitos proprietários de empresas de pequeno porte ficam surpresos ao descobrir que funcionários aparentemente leais — que nunca tiram férias, nem faltam devido a doença — estão, na verdade, roubando o patrão. A razão dessas pessoas precisarem estar no escritório constantemente é apagar complicados vestígios na papelada. Insista com funcionários responsáveis pela contabilidade/escrituração para que tirem férias todo ano. O ideal é que suas férias durem duas semanas ocorra no final de um mês, quando os livros são fechados. Use esse tempo para solicitar a outra pessoa que examine os livros em busca de discrepâncias.

Faça regularmente a auditoria dos livros

Contrate um auditor externo, no mínimo, uma vez por ano, para a auditoria dos livros contábeis. Isso dificulta que o fraudador encubra suas ações. A auditoria não deve ser programada antecipadamente, mas ser de surpresa; garanta que ela não ocorra no mesmo período todos os anos. Se suspeitar de fraude, considere solicitar, especificamente, uma "auditoria de fraude", em vez de uma "auditoria geral". Essa modalidade de auditoria foi criada para descobrir e prevenir esses tipos de perdas.

Entenda os livros

O desvio de dinheiro ocorre, normalmente, quando a escrituração é malfeita e não supervisionada, o que facilita ao funcionário adulterar o caixa e recibos. Como proprietário da empresa, você deve familiarizar-se com a escrituração contábil de sua empresa e o sistema de guarda de registros. Dessa forma, será fácil para você examinar os livros e garantir que não haja nada de errado. Se você não for "afeito a números", peça a seu contador que dedique um pouco de tempo para lhe mostrar o que examinar ou faça um curso sobre contabilidade ou escrituração contábil em uma faculdade local. Confiar em outra pessoa para supervisionar essa, que é a parte mais importante de seu negócio, apenas abre as portas para a fraude.

Proteja o software de escrituração contábil

Não permita acesso não autorizado ao software de escrituração contábil. Não coloque em rede o computador que guarda os livros. Garanta que tanto o computador, quanto o software sejam protegidos por senha. Mude a senha freqüentemente para bloquear o programa a pessoas não autorizadas. Se você ainda utilizar livros contábeis de papel, guarde-os trancados a chave.

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