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Como criar um manual de funcionários efetivo.

Adaptado de conteúdo extraído do American Express® OPEN Small Business Network

Como proprietário de uma empresa de pequeno porte, você pode colaborar para permanecer longe de problemas legais descrevendo claramente, por escrito, o que espera de quem trabalha para você. Geralmente, você não precisa criar um acordo empregatício específico para cada funcionário de sua equipe. Um manual de empregados que detalha as políticas de sua empresa deverá ser suficiente.

Um manual do empregado bem preparado ajuda a diminuir os mal entendidos. Sua equipe não terá duvidas sobre suas políticas corporativas e terá onde se dirigir para ter respostas a suas perguntas básicas. Mais importante ainda, isso poderá evitar que você encare um processo judicial oneroso caso alguém acuse a empresa de uma política injusta ou discriminatória.

As dicas a seguir lhe ajudarão a criar um documento que servirá bem à sua empresa.

O que incluir

Seu manual de empregados deverá expressar claramente as políticas de sua empresa. As áreas devem abranger:

  • o horário de trabalho padrão
  • normas e regulamentos da empresa (código de vestuário, como as pessoas interagem com os clientes, leis de segurança etc.)
  • como são estipuladas as férias
  • feriados pagos e dias particulares
  • licença de saúde
  • revisões salariais e de desempenho
  • política de hora-extra/compensação
  • benefícios de saúde e médicos
  • plano previdenciário e outros benefícios paralelos
  • política de maternidade
  • quaisquer outras normas e regulamentos

Seja claro e conciso e, acima de tudo, consistente.

O propósito de seu manual de funcionário é comunicar as políticas de sua empresa aos seus funcionários. É importante que seja escrito de maneira clara e direta para que não haja margem para confusão. Deve detalhar sua política específica de recursos humanos. O fato é que muitos processos ocorrem porque as empresas não têm políticas documentadas, consistentes e, portanto, abrem a porta para processos de discriminação (genuínos ou não). Seu manual deve corrigir esse fato.

Explique seu direito para despedir um funcionário.

Uma parte de seu manual deve enfatizar o fato de que trabalhar em sua empresa está baseado "em vontade." Isso significa que sua empresa tem o direito de terminar o relacionamento com o funcionário a qualquer hora, sem causa, e o funcionário tem o direito de sair quando quiser. A finalidade desta declaração "à vontade" é passar por cima da queixa judicial de um funcionário de que você teria feito uma promessa verbal de garantia de trabalho. Novamente, isso pode protegê-lo de uma possível ação judicial.

Não tem que ser sofisticado

Você pode pensar que um manual de funcionário é um livro grande, grosso e impresso. Mas muitas empresas pequenas podem facilmente trabalhar com algo mais simples – até mesmo com um folheto de uma ou duas páginas que é produzido em seu computador. O importante não é o visual de seu manual. O que importa é o seu conteúdo.

Redija-o você mesmo, mas peça ao seu advogado para revisá-lo.

Você pode economizar em honorários ao escrever o seu manual de funcionários em vez de entregar todo o projeto ao seu advogado. Certifique-se de que seu advogado revise e ajuste o manual, caso necessário. É importante que suas políticas estejam de acordo com as leis federais, estaduais e locais.

Certifique-se da assinatura de seus funcionários, concordando com o mesmo.

Só entregar o manual ao funcionário não basta. Ao entregar o manual a um novo funcionário, certifique-se de que este o assine. Esse formulário deve declarar que o funcionário recebeu o manual e que entende as políticas de sua empresa. Entregue uma cópia do recibo ao funcionário e guarde a outra na pasta do funcionário. Isso ajudará você a se proteger das possíveis alegações de demissão em razão de regulamentos que desconhecia. Seu advogado pode lhe ajudar a delinear esse formulário.

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