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Evite contas de inadimplentes

Adaptado de conteúdo extraído do American Express® OPEN Small Business Network

A maioria das empresas precisa lidar, em algum momento, com contas atrasadas ou não pagas. A melhor forma de se evitar cobranças desagradáveis é tomar medidas preventivas para garantir que essas contas sejam pagas. A seguir estão relacionadas algumas etapas que você pode seguir para ajudá-lo a superar as reviravoltas enfrentadas.

Não conceda crédito

Nem sempre é possível nem viável, mas algumas empresas podem funcionar sem crédito. É necessário ter dinheiro ou cheques visados/ordens de pagamento. Envie os produtos na forma C.O.D. (pagamento na entrada), especialmente para novos clientes cujo histórico de pagamento você não conhece.

Aceite a maioria dos cartões de crédito

Torne conveniente para seus clientes fazer negócios com você ao aceitar cartões de débitos e crédito. Apesar de ser cobrada, pelo processamento, uma pequena porcentagem por cada transação realizada, você será pago em dia. Se seguir as normas, não será alvo de débitos fraudulentos, embora os clientes possam reter o pagamento se houver um litígio sobre a fatura.

Exija depósitos

Ambos os negócios de serviços e produtos podem pedir pagamentos adiantados. Empresas de produtos podem pedir que 50 por cento do pagamento seja adiantado e o restante pago na entrega, ou exigir um depósito com base nos padrões do setor. Empresas de serviços podem pedir um adiantamento de 20 a 50, dependendo do projeto, e que os pagamentos restantes sejam efetuados em datas pré-estipuladas.

Ofereça termos

Os termos destacam como você espera ser pago e as taxas de juros ou multas cobradas pelos atrasos. Exponha-os claramente nos contratos e faturas, pois você não pode exigir que os clientes cumpram essas exigências se eles não a conhecerem. É muito comum cobrar um a um e meio por cento de juros por mês nos pagamentos atrasados. Apesar de não significar muito dinheiro, isso indica que você leva pagamentos na data prevista a sério. Uma opção é oferecer descontos de um por cento ou mais pelos pagamentos adiantados como forma de de estimular o fluxo de caixa.

Obtenha um contrato assinado

Nunca renove um crédito sem, antes, obter um contrato. Se, algum dia, houver problemas com cobrança, ter um contrato assinado fortalece seu caso. Use uma ordem de compra ou contrato que detalhe a dívida do cliente e sua data de pagamento. Revise as datas de pagamento com o cliente e expresse que você espera receber o pagamento na data acordada. Ressalte os termos de pagamento. Sempre documente as alterações ou firme contratos.

Confira o crédito

Colete as informações necessárias para executar uma verificação de crédito em um aplicativo de crédito ou "novo formulário do cliente". Os dados dos clientes incluem: endereço e números de telefone, se a residência é alugada ou própria, quanto tempo morou no último endereço e conta bancária e números do cartão de crédito/débito. Para as empresas, você pode solicitar o nome da empresa, código da receita, nome dos proprietários/diretores, endereço, número de telefone, número da cobrança e pelo menos três referências de crédito. Você pode obter relatórios de crédito pelas maiores agências de crédito como Experian, CBI/Equifax, TransUnion e Dun & Bradstreet.

Crie um sistema de notificação de cobrança/débito vencido e não pago

Não será possível cobrar os pagamentos atrasados se você não souber o valor devido e a data de vencimento. Instale um sistema que o avise sobre as contas atrasadas, muitos programas de software de contabilidade fazem isso automaticamente. Depois de instalar um sistema, contrate um funcionário para mantê-lo atualizado.

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