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Projeção do fluxo de caixa

Adaptado de conteúdo extraído do American Express® OPEN Small Business Network

Problemas de fluxo de caixa, freqüentemente, pegam de surpresa os proprietários de empresas de pequeno porte. Uma projeção cuidadosa do fluxo de caixa pode proteger os empreendedores contra essas situações. Uma projeção de fluxo de caixa traça as quantias de dinheiro que a empresa espera receber e pagar a cada mês, em um período contínuo de 6 a 12 meses. Essa previsão leva em conta o período entre o faturamento dos clientes e o recebimento dos pagamentos; a incorrência em despesas e o momento de pagá-las; e a coleta de impostos que precisam ser pagos ao governo somente em uma data futura. Uma projeção de fluxo de caixa bem preparada lhe permitirá esboçar posições de fluxo de caixa antecipadas ao longo do tempo. Ela lhe ajudará a prever diminuições a tempo de fazer algo a respeito, protegendo-o de uma crise de fluxo de caixa. Uma projeção de fluxo de caixa pode, ainda, ajudar a reconhecer tendências de vendas, indicar se os clientes estão demorando demais para pagar e ajudar a planejar grandes compras de ativos. Além disso, se você decidir fazer um empréstimo, os bancos pedirão para examinar as projeções de fluxo de caixa de um ano, por mês, e de três a cinco projeções anuais, por trimestre. O seguinte processo por etapas irá orientá-lo a preparar uma projeção de fluxo de caixa:

Etapa 1: Dinheiro em caixa

Conte o numerário disponível no início do primeiro mês de sua projeção. Essa quantia é o seu "dinheiro em caixa". Nos meses seguintes, o saldo de caixa final de um mês será transportado para o saldo de caixa inicial do próximo mês.

Etapa 2: Entrada em caixa

Registre vendas à vista, vendas por cartão de crédito, cobranças de contas de crédito e eventuais receitas de juros. A chave para fazer isso com êxito é registrar as entradas nos meses em que você realmente espera receber o dinheiro, e não no mês que a venda é efetuada.

Etapa 3: Contas a receber

Registre as contas previstas a receber nos meses em que você espera que sejam pagas. Caso não haja registros que mostrem o tempo necessário para que cada cliente pague suas faturas, calcule seu "período de cobrança médio", dividindo as vendas totais do ano anterior por 365. Isso lhe dará o volume médio diário de vendas. Em seguida, divida o valor em dinheiro das contas atuais a receber pelo volume médio diário de vendas. O número resultante é a média de dias necessários para a cobrança de uma fatura. Usando esse número como guia, registre os pagamentos conforme a previsão no próximo ano.

Etapa 4: Numerários diversos

Contabilize a infusão prevista de numerários diversos, inclusive novos empréstimos de bancos ou membros da família ou ofertas de ações.

Etapa 5: Caixa total disponível

Para cada mês da projeção, acrescente os valores das etapas de um a quatro. A cifra resultante mostra o caixa total disponível em cada mês.

Etapa 6: Numerário pago

Agora, está na hora de calcular quanto dinheiro você prevê gastar em cada mês de sua projeção de caixa.

Primeiro, avalie as despesas operacionais. Mais uma vez, o segredo é anotar toda despesa no mês em que será paga, e não no mês em que incorreu. Lembre-se de incluir os seguintes itens em sua lista de despesas operacionais:

  • Salários brutos, inclusive horas extras previstas
  • Retiradas mensais para os sócios
  • Impostos e benefícios da folha de pagamento, inclusive férias remuneradas, ausências remuneradas devido a doença, seguro-saúde e seguro-desemprego
  • Subcontratações e serviços externos, inclusive o custo de mão de obra e materiais
  • Compras de materiais para uso na confecção de seu produto ou serviço ou para revenda
  • Suprimentos para uso da empresa
  • Consertos e manutenção (lembre-se de incluir grandes despesas ocasionais com remodelagem, renovação, etc.)
  • Custos com embalagem, transporte e entrega
  • Custos de viagens, carros e estacionamento
  • Anúncios e promoções, inclusive folhetos, mala direta, anúncios impressos ou de TV, inscrições em páginas amarelas, manutenção e criação de website
  • Serviços profissionais, como honorários de advogados, escriturários, contadores, consultores, etc.
  • Aluguel
  • Telecomunicações, como telefone, fax, provedor de serviços de Internet
  • Serviços públicos, como água, calefação, eletricidade, gás
  • Seguros, inclusive contra incêndio, compromissos financeiros, remuneração de trabalhadores, etc.
  • Impostos
  • Juros devidos sobre empréstimos
  • Outras despesas que focalizem custos específicos do seu negócio
  • Diversos (inclua uma pequena tabela para despesas diversas)
    Quando terminar de registrar estes itens, calcule o subtotal de suas despesas operacionais.

Etapa 7: Outros custos

Calcule os outros custos contínuos de seu negócio. Certifique-se de incluir os seguintes itens:

  • Pagamentos do principal de empréstimos – veículos, compras de equipamentos, etc.
  • Dispêndio para aquisição de ativos – custos depreciáveis, como equipamento, veículos, construção ou reformas de edifícios e melhorias em instalações e escritórios arrendados
  • Custos de início das atividades – despesas incorridas antes do primeiro mês de operação e pagas no curso dos anos seguintes
  • Reserva ou caução – dinheiro separado mensalmente para impostos pagos ao final do ano, mais o dinheiro de fundos em caução para ajudar no pagamento de grandes apólices de seguro ou faturas de maquinário, por exemplo
  • Retirada do proprietário – pagamento do imposto de renda, seguro-saúde e seguro de vida executivo do proprietário, etc.

Etapa 8: Numerário total pago

Uma vez listados todos os outros custos de seu negócio, adicione-os ao subtotal das despesas operacionais. A cifra resultante é o seu "numerário total pago" e reflete suas estimativas de caixa total necessário para os gastos mensais.

Etapa 9: Determine seu fluxo de caixa mensal

Subtraia o numerário total pago (Etapa 8) do caixa total disponível (Etapa 5). A diferença é sua posição de caixa, ou fluxo de caixa mensal. À medida que esboçar seu fluxo de caixa projetado, lembre-se de garantir que a posição do caixa ao final de cada mês seja positiva. Caso contrário, tome medidas com antecedência para cobrir essas deficiências previstas.

Atualize sua projeção de fluxo de caixa mensalmente, fazendo ajustes sempre que encontrar uma despesa ou receita imprevista. À medida que as vendas e os desembolsos reais forem sendo feitos, liste os valores reais próximos às estimativas na projeção de fluxo de caixa. Verifique a exatidão de sua previsão e faça ajustes aos meses futuros, se necessário. Ao término de um mês, acrescente outro mês ao final da projeção contínua.

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