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Dez etapas para a arrecadação efetiva


Uma política de arrecadação efetiva requer um sistema formal que garanta o pagamento de contas vencidas e não pagas. Deixar que contas de seus clientes atrasem pode interromper o fluxo de caixa e prejudicar as chances de sucesso da empresa.

Para manter uma boa política de cobrança, muitas empresas incentivam o pagamento da dívida de seus clientes por meio de cartas e telefonemas. No início, essa comunicação é amigável e, progressivamente, torna-se mais séria e insistente à medida que a data de vencimento dos pagamentos se aproxima. O modo de estruturação do sistema de arrecadação é pessoal – você pode ficar mais à vontade ligando para seus clientes em vez de enviar-lhes cartas. O importante é ter um sistema. Use as etapas destacadas a seguir para criar o seu.

Etapa 1: Satisfação do cliente

Clientes insatisfeitos estão mais propensos a atrasar pagamentos. Esses telefonemas cordiais permitem fazer perguntas sobre o atendimento e conhecer as necessidades dos clientes. Termine os telefonemas mencionando que uma fatura chegará em breve, também reforce sua data de vencimento.
Cronograma: Três dias após a entrega do produto ou serviço, mas antes da data de vencimento do pagamento.

Etapa 2: Primeira notificação de pagamento vencido

Este é um aviso cordial de que a data de vencimento passou. Suponha que o cliente se esqueceu, descuidou-se ou perdeu a fatura e irá pagá-la com um pequeno estímulo. Um dos métodos mais utilizados é o envio de uma duplicata contendo a mensagem "pagamento vencido" em papel timbrado.
Cronograma: dez dias após a data de vencimento da fatura.

Etapa 3: Segunda notificação de pagamento vencido

Outro modo cortês de lembrar o cliente de que a conta necessita de atenção. Pode ser uma pequena carta modelo com uma duplicata anexada. Mantenha-a cordial e não intimidadora. Por exemplo:

[Data]
[Nome/endereço do devedor]
Fatura n°. ____________
Valor devido ____________
Data do vencimento ____________      ____________

Caro (a) ____________
Recentemente, enviamos uma declaração de que sua conta venceu. Talvez ela tenha sido esquecida. Aqui está outra cópia. Por favor, efetue o pagamento hoje, pois assim nós poderemos manter sua conta corrente.
Obrigado.
Cronograma: 10 a 15 dias após o envio da primeira notificação de vencimento/20 dias ou mais após o vencimento da fatura.

Etapa 4: Primeiro telefonema de cobrança

Rastreie as notificações vencidas e não pagas com um telefonema para descobrir se houve algum motivo para a não efetuação do pagamento. Por exemplo, o cliente pode estar insatisfeito com o produto ou serviço, ou pode estar enfrentando problemas financeiros. Seja cortês, mas também convença o cliente a se comprometer a pagar. Esteja preparado para contornar desculpas. Por exemplo, se o devedor diz que o cheque foi enviado, pergunte quando foi emitido e onde foi enviado, pois, assim, você pode determinar o dia que deveria ter chegado.
Cronograma: 7 a 10 dias após o envio da segunda notificação do vencimento/27 dias ou mais após da data de vencimento da fatura

Etapa 5: Primeira carta de cobrança

Mantenha o tom desta carta consistente com o primeiro telefonema – cortês, mas direto. Confirme por escrito o que foi dito no telefonema e lembre o devedor que ele se comprometeu a pagar. Por exemplo:

[Data]
[Nome/endereço do devedor]
Fatura n°. ____________
Valor devido ____________
Data do vencimento ____________      ____________

Caro(a) ____________ 
Esta carta confirma nossa conversa em [Data]. Como conversamos, você nos enviará o pagamento integral. Vamos resolver este assunto agora. Por favor, envie um cheque hoje.
Obrigado.
Cronograma: imediatamente após o primeiro telefonema/28 dias ou mais depois da data de vencimento da fatura.

Etapa 6: Segundo telefonema de cobrança

A conta está, agora, de 30 a 40 dias atrasada. Seja cortês, porém enfático. Peça o pagamento imediato e integral da dívida. Tente solucionar os problemas de pagamento. Se o devedor não puder pagar imediatamente, convença-o a se comprometer com uma data de pagamento.
Cronograma: dez dias após o envio da primeira carta de cobrança/38 dias ou mais após a data de vencimento da fatura

Etapa 7: Segunda carta de cobrança

Agora é o momento para comunicar a gravidade da situação. Esta carta deve exigir pagamento imediato e informar as conseqüências a curto prazo caso a dívida não seja paga. Envie esta carta – e qualquer correspondência que segue – como registrada ou noturna a fim de ter um registro de recebimento. Por exemplo:

[Data]
[Nome/endereço do devedor]
Fatura n°. ____________
Valor devido ____________
Data do vencimento ____________      ____________

Caro(a): ____________ 
Sua conta está, agora, muito atrasada. Se o pagamento não for recebido em sete dias, nós seremos forçados a suspender o crédito privilegiado que você tem em nossa empresa. Nós o consideramos um cliente especial. Ajude-nos a continuar servindo-o atualizando imediatamente sua conta. Por favor, envie-nos um cheque hoje.
Obrigado.
Cronograma: dez dias após a data esperada do pagamento desde a ligação de cobrança anterior/50 dias ou mais depois da data de vencimento da fatura

Etapa 8: Terceiro telefonema de cobrança

Seja cortês e calmo, mas enfatize a gravidade da situação. Use este telefonema para explicar que esta é a última oportunidade do cliente de pagar a dívida antes que você envie o assunto a uma agência de cobrança e que outras medidas legais sejam tomadas. Comunique os benefícios provenientes da solução do problema – manter boas relações e ter crédito. Assim como ocorreu no telefonema anterior, faça com que o devedor se comprometa a pagar em uma determinada data.
Cronograma: 15 dias após o envio da segunda carta de cobrança/65 dias ou mais depois da data de vencimento da fatura

Etapa 9: Última carta de cobrança

Agora, o tom é enérgico e autoritário. Use esta carta para confirmar o que foi acordado no último telefonema e solicitar o pagamento. Declare que, se pagamento não for recebido até a data acordada, você enviará a conta para uma agência de cobrança. Por exemplo:

[Data]
[Nome/endereço do devedor]
Fatura n°. ____________
Valor devido ____________
Data do vencimento ____________      ____________

Caro(a) ____________ 
Esta carta confirma nossa conversa em [Data].
Você precisa agir imediatamente para manter sua conta corrente atualizada. Se o pagamento não for efetuado em dez dias, nós seremos obrigados a enviar o assunto para uma agência de cobrança, o que pode desfavorecer sua avaliação de crédito.
Por favor, envie-nos um cheque imediatamente.
Cronograma: sete dias após a terceira ligação de cobrança/72 dias ou mais depois da data de vencimento da fatura

Etapa 10: Contate a agência de cobrança

A conta está, agora, 90 dias ou mais atrasada e requer ajuda profissional. Receber uma carta de uma agência de cobrança geralmente incentiva um devedor a pagar sua dívida, mas estes serviços podem ser caros – agências geralmente cobram um quarto do valor arrecadado. Em vez de enviar a conta imediatamente para uma agência de cobrança, como alternativa, peça que seu advogado contate o devedor, isto pode incentivar o pagamento.
Cronograma: Se pagamento não for efetuado até 10 a 15 dias após o envio da última carta de cobrança/90 dias ou mais depois da data de vencimento da fatura.

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