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Como guardar as notas fiscais eletrônicas


Com a obrigatoriedade da utilização das notas fiscais eletrônicas por parte do Governo e também por exigência do mercado, surge uma dúvida: como fazer para armazená-las de forma segura? Nós ensinamos como

Desde 2009, tornou-se obrigatória a utilização de Notas Fiscais Eletrônicas para os estabelecimentos comerciais e de serviços no Estado de São Paulo. A medida faz parte dos planos do Governo de diminuir a inadimplência e a sonegação fiscal.  A lei exige que todas as notas sejam guardadas por um período mínimo de cinco anos, período pelo qual podem passar por uma auditoria fiscal.

Mas e o que são as notas fiscais eletrônicas?

Nada mais do que documentos fiscais gerados e armazenados eletronicamente, utilizando a internet ou programas especializados, que facilitam a vida do empresário. Antes da obrigatoriedade, as NF-e, como também são chamadas, foram vistas com desconfiança, mas hoje, empresas se recusam a utilizar fornecedores que não forneçam as notas digitais, o que é visto como uma prova da idoneidade da instituição.

Qual o benefício da NF-e?

Segundo o Supervisor de Documentos Digitais da Secretaria da Fazenda de São Paulo, Marcelo Fernandez, todos saem ganhando com as notas digitalizadas: o emitente economiza os gastos referentes a papel, o beneficiário economiza tempo e o Estado tem um meio mais seguro de auditar as contas no fim do mês.

Qual a forma mais segura de armazená-las?

Diversos softwares podem ser utilizados no mercado. Alguns têm a função de armazenamento, outros não. Alguns são pagos, outros não. Tudo depende da necessidade do empreendedor, que pode, inclusive, criar um sistema próprio.  A própria SEFAZ (Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo) oferece em seu site um programa que pode ser utilizado gratuitamente por empresários de todos os portes. No entanto, Fernando ressalta que o programa não deve ser utilizado somente com esta finalidade. “O nosso programa fica muito lento se for utilizado somente para armazenar os arquivos, o interessante é que ele seja utilizado em paralelo a algum outro sistema de armazenamento.”

A CEO da Dzyon, empresa especializada no desenvolvimento de programas para gestão empresarial e soluções corporativas, Francine Nonaka, afirma que é importante que o empreendedor tenha opções de armazenamento seguras e adequadas ao volume das transações. “Temos no mercado ótimos programas que para micro e pequenas empresas gratuitos, porém, todos eles funcionam somente com uma internet estável, é preciso que os emitentes analisem suas condições e avaliem se existe a necessidade de pagar por um software que nunca os deixaria na mão, ou se em uma eventualidade eles podem emitir a nota em um outro momento.”, esclarece.

Como funcionam os programas de emissão/armazenamento?

Esses softwares têm, basicamente, a mesma funcionalidade: no momento da compra alguns campos devem ser preenchidos e a nota é enviada, eletronicamente, para a aprovação da SEFAZ. Um programa irá conferir a data, o valor, a assinatura eletrônica do emitente, e se os valores batem com a quantidade de produtos. Todo o processo dura, em média, três minutos, e então as notas são enviadas para o destinatário. No caso dos programas em que ela fica armazenada, um arquivo é gerado, e fica guardado por cinco a sete anos.

A nota pode não ser aprovada?

Sim. Durante o processo no ato da compra, o emitente, que pode ser o dono da empresa ou um funcionário, deve estar atento ao preenchimento correto de todos os campos, ela pode não ser validada. “O empresário não precisa se preocupar com esta etapa, não é uma auditoria, é apenas a validação do documento”, afirma Fernandez. E, em caso de a nota ser “negativada”, basta recomeçar o processo.

O que deve ser levado em conta na hora da escolha?

Em primeiro lugar, a necessidade da empresa. Pequenos volumes de transação podem facilmente ser armazenados e organizados em pastas no próprio computador, mas é sempre bom ficar atento, pois a qualquer momento, por falhas mecânicas ou humanas, os documentos podem simplesmente desaparecer. Copiar os arquivos para um CD ou DVD, por exemplo, é uma ótima opção.  Para volumes médios e grandes os programas também se tornam uma boa pedida, sempre aliados aos back-up’s. “O interessante dos softwares disponíveis, é que eles não vão apenas gerar e armazenar, eles enviam a documentação aos destinatários, e em uma auditoria, serão úteis para filtrar os arquivos exigidos.”, ressalta Francine.

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