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Sua lista de verificação pré-férias

Adaptado de conteúdo extraído do American Express® OPEN Small Business Network

Você pode aliviar a tensão e o pânico que acompanham o planejamento pré-férias ao criar uma lista de tarefas e questões que precisam ser administradas enquanto você estiver ausente, e riscando cada item conforme sua resolução. Este planejamento sistemático permite que você saia de férias com a consciência tranqüila e obtenha o descanso e lazer merecidos.

No mínimo, alguém na sua empresa tem de substituí-lo enquanto estiver fora. Se você não tiver funcionários, um colega de trabalho pode servir como suporte de reserva para as emergências de clientes.

Clique nos itens a seguir para examinar alguns dos principais pontos de planejamento que garantem férias sem problemas:

Faça uma lista de projetos

Faça um inventário completo dos projetos recentemente concluídos, do trabalho atual e dos compromissos futuros. Para cada item de sua lista, crie outra lista para todas as possíveis questões que possam surgir enquanto você estiver fora. Planeje cada um desses desenvolvimentos. Não menospreze os projetos recentemente concluídos. O trabalho que você considera "assunto resolvido e encerrado" às vezes pode gerar dúvidas dos clientes nas semanas seguintes.

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Planeje as situações extremas

Prepare uma lista de possíveis cenários quanto aos projetos atuais e deixe informado a equipe interna ou colegas. Um pouco do planejamento da Lei de Murphy pode preparar todos para as coisas que, sem nenhuma dúvida, podem dar errado. Quais são as maiores preocupações em relação a cada cliente? Qual a pior coisa que pode acontecer com cada conta? Este tipo de planejamento significa que os clientes falarão com alguém que entende as suas preocupações caso surja algum problema. Por exemplo, suas observações sobre um projeto específico podem dizer: "Se a Sra. Green ligar, provavelmente suas preocupações serão sobre x e y. A última vez que completamos um projeto como este tivemos dificuldades nas seguintes áreas."

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Comunique aos principais clientes

Não deixe que sua longa ausência seja uma surpresa aos clientes. Forneça-lhes alguma informação sobre a sua ausência (no mínimo duas ou três semanas antes, preferivelmente mais cedo). Deixe-os a par de quanto tempo você se ausentará, quem eles deverão contatar, como poderão contatar essa pessoa durante a sua ausência (número de telefone, fax e endereço de e-mail) e como essa pessoa será capaz de ajudá-los. Comunique a sua confiança na habilidade da equipe ou em um interino para ajudá-los caso surja algum problema. Se eles estiverem negociando com alguém novo na sua empresa, faça com que as duas partes se falem antes de você ir embora. É importante que seus clientes se sintam confortáveis com o plano de ação montado.

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Planeje todas as comunicações que chegarem

Assegure-se de que vocês estão preparados para lidar com novos correio de voz, e-mail e fax.

  • Correio de voz: Se outra pessoa de seu escritório estiver lidando com a carga de trabalho, informe o ramal ou o número de telefone dele em seu correio de voz, assim as pessoas que ligarem conseguirão falar com alguém presente que possa atender às suas necessidades. Se você não estiver redirecionando as ligações para outra pessoa, deixe uma mensagem tranqüilizadora que informe aos clientes quando você retornará e como eles podem conseguir o que precisam enquanto isso.
  • E-mail: Verifique com seu ISP (Internet Service Provider, Provedor de serviços de Internet) se eles oferecem uma resposta automática – um serviço que envia uma resposta automática para qualquer pessoa que enviar um e-mail enquanto você estiver fora. Assim como seu correio de voz, sua mensagem eletrônica deve indicar por quanto tempo você estará ausente e quem as pessoas devem contatar caso as mensagens delas sejam de atenção imediata. Se não tiver essa opção, esteja certo de ter alguém para verificar sua caixa de mensagens regularmente e lidar com qualquer mensagem que precise de resposta direta.
  • Fax: Peça para que alguém de seu escritório receber, ler e cuidar do fax de modo que questões urgentes não caiam nos vãos. Convém alguém de seu escritório encaminhe os fax a um número de fax local para que você mesmo possa recolhê-los enquanto estiver fora.

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Reabasteça os suprimentos e o dinheiro em caixa

Se sua equipe ou co-funcionários ficará trabalhando, assegure-se de deixar material de escritório suficiente para que continuem trabalhando durante a sua ausência. Verifique a provisão do dinheiro em caixa e assegure-se de que é adequada, ou deixe um cheque assinado para aquela finalidade.

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Pague contas, assine cheques

Verifique a data de vencimento de seus pagamentos regulares para aluguel, serviços de concessionárias, material e outros. Para não pagá-los com atraso, prepare os cheques e encarregue alguém do trabalho de enviá-los nas datas apropriadas. Não deixe que as contas vençam apenas porque você saiu de férias.

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Deixe informações de contato em caso de emergências

Certifique-se de que as pessoas que ficarão no escritório não terão dificuldades ao enfrentar algum problema técnico ou de manutenção durante a sua ausência. O que acontecerá se um cano entupir ou a caldeira explodir? Deixe o número de telefone do eletricista, encanador ou de outras pessoas da manutenção de seu prédio. Não se esqueça das redes de seus computadores ou telefone. Verifique se existem informações de contato das pessoas de reparação ou consultores também.

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Verifique duas vezes os pequenos detalhes

Não se esqueça da manutenção do espaço e das medidas de segurança. Anote todas as pequenas tarefas do escritório que você cuida sem nem mesmo pensar sobre elas. É você a pessoa que rotineiramente fecha as persianas no meio da tarde para evitar o superaquecimento dos equipamentos? É você quem coloca papel higiênico no banheiro dos funcionários? Pense sobre todas essas pequenas tarefas e certifique-se de que as mesmas serão realizadas quando você tiver partido. Se é você quem fecha à noite, certifique-se de que alguém mais conheça o procedimento para manter o prédio protegido.

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