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Proteção de seu estoque e de sua propriedade

Adaptado de conteúdo extraído do American Express® OPEN Small Business Network

Um crime difícil de provar e extremamente oneroso para a empresa é o furto de equipamento ou itens de estoque por um funcionário. O importante não é pegar alguém em flagrante, mas estabelecer diretrizes que impeçam a ocorrência de furtos. Use as técnicas a seguir para ajudar a impedir o furto cometidos por funcionários na empresa.

Faça auditorias regulares no estoque.

Inspeções ocasionais e auditorias no estoque ajudarão a impedir fraude e furto. Assim como as auditorias contábeis, as auditorias de estoque devem ser feitas de surpresa. Isso manterá os registros atualizados, ficando mais fácil detectar furtos. Saiba onde estão os equipamentos ou estoques valiosos pelos números de série ou outro identificador e confira-os com seus registros.

Crie um sistema de controle de estoque.

Empresas diferentes precisam de controles diferentes, entretanto, certifique-se de instituir em sua empresa algumas destas regras básicas:

  • Confira a documentação de expedição com a contagem real de unidades, caixas etc., antes que a mercadoria seja enviada a um expedidor.
  • Nunca permita que mercadorias saiam da empresa sem uma fatura e nem sem documentação de expedição apropriada.
  • Se você possui componentes, ferramentas ou produtos valiosos, guarde-os trancados em um compartimento ou armário e limite o acesso a esta área.
  • Certifique-se de que todas as ordens de compra, faturas e documentos de expedição sejam numerados consecutivamente e revise-os regularmente, procurando documentos faltantes.
  • Guarde ordens de compra, faturas e documento de expedição em local fechado com chave.
  • Faça com que todos os empregados saiam pela mesma porta no final dos turnos, supervisionados pelo proprietário ou um empregado de confiança.

Verifique o lixo

Empregados que querem roubar de seus empregadores descobrirão formas criativas de fazê-lo. Um método comum é colocar itens no lixo, voltar quando a empresa estiver fechada e não tiver ninguém por perto, apanhar os itens e levá-los para casa. Faça regularmente fiscalizações de surpresa em seu lixo, depois do horário – uma rápida olhada na lixeira pode alertá-lo quanto a um possível furto. Designe alguém para desmanchar todas as caixas de papelão e amarrá-las, antes de jogá-las no lixo, assim não poderão ser reutilizadas para roubar estoque nem mercadorias.

Saiba quem tem suas chaves

Somente determinados funcionários devem ter as chaves de sua empresa. Faça seus funcionários preencherem um formulário, quando receberem chaves de seu escritório. Registre o número da chave e outras informações pertinentes. Certifique-se de que a chave original seja devolvida quando o funcionário deixar sua empresa. Troque imediatamente a fechadura se a chave for perdida. Faça com que seu chaveiro marque todas as chaves da empresa. Para impedir cópias não autorizadas, "não duplique".

Dê bom exemplo

Tenha cuidado para não criar uma cultura corporativa que incentive a fraude. Os funcionários têm seus gerentes como referência. Se você faz negócios de maneira antiética, seus funcionários podem acreditar que é certo roubar. Por exemplo, funcionários que vêem um empresário levar para casa suprimentos de escritório, podem acreditar que isto também lhes seja permitido.

Confira as referências

Investigue o histórico de trabalho anterior de cada candidato, antes de oferecer-lhe emprego. Adote precauções extras em relação a qualquer um a ser contratado e que terá responsabilidades financeiras. Verifique as referências pessoalmente. Faça contato com empregadores anteriores para verificar a veracidade das informações fornecidas pelo candidato e seu “Curriculum Vitae”. Invista tempo para ter certeza de que os candidatos não têm registro de roubo em empregos anteriores.

Considere o pedido de carta de fiança

Uma carta de fiança é uma forma de seguro que protege sua empresa, em casos de roubo por funcionário. A fiança pode ser usada para reembolsá-lo por quaisquer perdas que sua empresa possa constatar. Cartas de fianças são mais comumente usadas para cobrir perdas de caixa, mas também podem ser usadas para cobrir perdas de mercadorias. Por um valor adicional, algumas companhias de fiança investigarão o passado de um candidato antes de afiançá-lo e isto pode ajudá-lo a não contratar funcionários potencialmente problemáticos. Seu agente de seguros está capacitado para ajudá-lo quanto aos custos e coberturas.

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