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Gerenciamento de um projeto de tecnologia da informação

Fornecido por SME.com.ph

Se uma equipe de projeto envolve uma ou mais pessoas, sempre será necessário que outras pessoas dentro da empresa ajudem dando opiniões especializadas, informações e até mesmo incentivo e suporte. Talvez você pense que sistemas de informação, como desenvolvimento de um banco de dados de clientes ou fornecedores, são puramente técnicos, mas isso nem sempre é verdade. Até em um projeto aparentemente de TI (information tecnology, tecnologia da informação), a criatividade e inovação podem ainda ser trabalhadas, especialmente quando o foco do projeto for a otimização dos recursos à disposição – mão-de-obra, máquinas, materiais, dinheiro, etc. Pequeno ou grande, um projeto tem de ser gerenciado corretamente para que a companhia perceba todos os benefícios da implementação. Isto significa gerenciar os recursos já mencionados, principalmente, os membros de sua equipe de projeto que trazem consigo uma gama de habilidades, conhecimentos específicos, funções e responsabilidades.

O gerenciamento de um projeto de TI envolve quatro etapas principais:

1. Reunião da equipe

2. Desenvolvimento do plano de projeto

3. Implementação do projeto

4. Encerramento do projeto

Vamos examinar cada uma dessas etapas mais de perto.

1. Reunião da equipe

Mesmo antes de considerar dar início a um projeto proveniente de uma brilhante idéia, como a criação de um site para exibir seus produtos e serviços, ou um banco de dados de fornecedores para elaborar um diretório de contatos de fornecedores locais e externos, certifique-se de que tem mão-de-obra suficiente disponível para atuar nesse projeto. Assim que começar a montar sua equipe de projeto, avalie a solução de questões, tais como:

v Quem será o líder no gerenciamento deste projeto?

v Quais áreas de conhecimento específico – tecnológico, funcional etc. – serão vitais para a implementação do projeto?

v Quais informações serão necessárias e onde ficarão armazenadas?

v Quais funções e responsabilidades serão atribuídas aos membros da equipe de projeto? Com base nessas funções e responsabilidades, quais devem ser as habilidades dos membros da equipe?

Membros-chave para o projeto devem ser identificados e contratados de acordo com diversos critérios, incluindo:

v Conhecimento específico em áreas identificadas do projeto

v Conhecimento sobre ou acesso a informações vitais ao projeto

v Comunicação verbal e escrita, competência para pesquisa e outras habilidades necessárias

Em termos de balancear as expectativas de comprometimento e participação na equipe de projeto, observe que os membros da equipe podem não estar tendo, necessariamente, o mesmo nível de comprometimento, participação ou confiabilidade. Você realmente precisará ter uma equipe de projeto que esteja comprometida e motivada em tornar o projeto um sucesso, no entanto, especialmente nos projetos de TI, muitos dos membros podem também estar ocupados com suas responsabilidades primárias de trabalho, ou estarem envolvidos em outros projetos.

Digamos que você se depare com uma situação em que queira membros que tragam consigo grande quantidade de conhecimentos específicos e competência, mas que talvez não fiquem motivados com a carga de trabalho extra (maior e mais pesada que a que eles já desempenham). O que fazer? Primeiro, ofereça alguns incentivos (como recompensas – monetárias ou não-monetárias –, oportunidades de desenvolvimento de carreira, aperfeiçoamento de habilidades etc.) para convencê-los de que fazer parte da equipe de projeto valerá a pena. Em segundo lugar, procure por possíveis situações que resultariam em reajuste do tempo decorrente de responsabilidades profissionais e/ou de outros projetos, fornecendo-lhes tempo para este novo projeto.

2. Desenvolvimento do plano de projeto

Depois de montar a equipe de projeto, decida quando será a primeira reunião. Esta reunião inicial da equipe visa criar um brainstorming, além de um ambiente onde se compartilha conhecimentos e os membros da equipe poderão unir esforços para produzir um plano de projeto mais eficiente. A seguir, estão alguns itens que devem ser abordados na primeira reunião:

v O raciocínio, dimensão e limitações do projeto, assim como benefícios organizacionais, prazos e etapas, fonte(s) de suporte (referindo-se a campões de projeto ou líderes de gerenciamento).

v Elementos-chave do projeto e tarefas, atividades e responsabilidades a ele associadas além de segmentos e cronograma do processo.

v Tarefas individuais e do subcomitê equipe com base em elementos, tarefas, atividades, responsabilidades e segmentos de processo e cronogramas.

v Recursos necessários (especificamente arrecadação de orçamento) e sourcing.

v Possíveis problemas, situações de estagnação e obstáculos, além de medidas preventivas para lidar com tais eventos.

v Agendamentos com base nos segmentos e cronogramas do processo.

v Avaliação de desempenho e critérios de prestação de contas para os membros em um subcomitê, para um indivíduo e equipe.

v Mecanismos de relatórios e cronogramas.

Esta reunião estabelece quem é responsável por cada tarefa ou atividade, e permite que os membros da equipe estabeleçam mecanismos de feedback de acordo com as responsabilidades designadas. Possibilita também que cada membro assuma o controle e a responsabilidade por cada uma de suas atribuições. Cada membro da equipe deve relatar detalhes como viabilidade, possíveis riscos e problemas, recursos e cronogramas (incluindo prazo de diferentes etapas) para cada tarefa ou atividade que lhe tenha sido designada.

O desenvolvimento do processo do projeto tem base na identificação das divisões e subdivisões dos segmentos, etapas, partes (tarefas, atividades e responsabilidades) atribuídas. Análise dos inter-relacionamentos entre tarefas, identificados pela estrutura analítica do projeto, que define as dependências de cada tarefa, podem ser ilustrados em forma de gráfico para facilitar seu acompanhamento progressivo e atualização.

Um gráfico PERT (Project Evaluation Review Technique) combina as tarefas do trabalho identificadas em uma ordem mais lógica e eficaz. Gráficos PERT, freqüentemente chamados de fluxogramas, ilustram o fluxo de cumprimento antecipado e a(s) relação(ões) entre as diferentes atividades no projeto. O CPM (Critical Path Method, Método do caminho crítico) abrange a identificação das atividades críticas do projeto (por exemplo, atividades que não podem ser adiadas, sob pena de atrasar todo o projeto), com base no gráfico PERT. Utilize o Microsoft Project (ferramenta de software que pode ser incorporada ao Microsoft Office) para criar os gráficos PERT e efetuar a análise críticas dos caminhos.

Gráficos Gantt, assim denominados em homenagem ao seu inventor, são gráficos de barras que exibem o status do projeto e os resultados do PERT em um formato facilmente compreendido por quem não está envolvido nos detalhes do projeto.

3. Implementação do projeto

É da responsabilidade da equipe do projeto como um todo, não apenas do gerente, garantir que o projeto esteja pronto para ser entregue quando chegar a etapa de implementação. A principal responsabilidade do gerente do projeto é guiar o time pelo do plano do projeto e garantir que este permaneça dentro do cronograma estipulado e atenda as especificações estabelecidas no escopo e argumento do projeto. Quando a implementação inicia, é preciso que haja relatórios de progresso regulares agendados para determinar o quanto já foi feito e/ou o que ainda precisa ser realizado. Constante revisão dos resultados do trabalho realizado, e uma análise comparativa do real x resultado projetado (inclusive quando os objetivos do projeto são realizados) deve ser efetuada.

É muito importante que o gerente do projeto esteja disponível para lidar com questões e conflitos (tais como diferenças em hábitos de trabalho, ultrapassagem do orçamento previsto para certas atividades que possam afetar alocações para outras atividades, etc.) que possam surgir entre os membros do time.

4. Encerramento do projeto

Após a entrega do resultados/produtos estiver de acordo com o acordo final entre as partes, o projeto deverá ser formalmente encerrado para evitar seu envolvimento acidentalmente em outro projeto. Isso também significa o término para os membros da equipe cujas contribuições deverão ser devidamente reconhecidas, e que também permita que sigam em frente em termos de atividades relacionadas ao trabalho.

O reconhecimento e apreciação da contribuição dos membros da equipe podem ser demonstrados de diversas maneiras criativas: um almoço ou jantar comemorativo, uma menção no site ou newsletter da empresa – frisando os benefícios trazidos à empresa pelo projeto, ou ainda outra maneira singular ou criativa de dizer "Obrigado". Essas formas de reconhecimento fortalecem a idéia subjacente de que a empresa realmente aprecia os esforços dos membros da equipe e contribuintes na implementação de um projeto que resultou em benefícios à empresa. Tais atitudes de reconhecimento, condizentes com tempo e esforço necessários, devem ser incluídas no orçamento do projeto. Com freqüência, um ou dois membros irão apresentar um desempenho exemplar (em termos de contribuições e esforços) comparado ao de seus colegas de time. Não há problema em reconhecer tais esforços. Outros membros do time estão geralmente cientes da quantia tempo e esforço que cada um empregou no projeto.

É possível que haja situações nas quais o projeto não consiga ser concluído como o planejado. Há projetos que, em seu decorrer, são cancelados e substituídos por iniciativas mais contundentes ou mais importantes, ou não atingem o resultado previsto por motivo alheio à equipe. Ainda assim, os membros devem estar cientes de que seus esforços foram apreciados.

Uma revisão do projeto, normalmente chamada de post-mortem ou revisão pós-projeto, oferece uma oportunidade de avaliação do que foi aprendido o que funcionou e o que falhou em todos os aspectos do projeto. Um relatório breve, porém abrangente, pode fornecer informações para a gerência, incluindo medidas de sucesso relativo, assim como lições aprendidas. Isso pode ser usado como um guia para outras equipes de projeto, especialmente se estiverem trabalhando em projetos similares, para que não cometam os mesmos erros.

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