Página Inicial  > Diretrizes para análise do projeto concluído
 Compartilhar  Versão para impressão  E-mail

Outras traduções

Diretrizes para análise do projeto concluído

Fornecido por SME.com.ph

Analise os participantes da reunião e suas responsabilidades

Assim que a equipe do projeto decide encerrar o projeto ou caso, a certa altura, seja estabelecido que o projeto não pode prosseguir como o planejado e, por isso, deve ser interrompido, programa-se uma reunião para a análise do projeto concluído.  O principal objetivo dessa reunião de análise do projeto concluído é avaliar tudo o que aconteceu durante o projeto: o que se saiu bem, o que não ocorreu de acordo com o plano, etc., de modo a derivar lições que possam ser transmitidas a equipes de projetos futuros. O resultado dessa reunião entra no relatório da análise do projeto concluído, que faz parte do relatório sobre o projeto a ser enviado pela equipe do projeto.

Cada participante da reunião de análise do projeto concluído tem responsabilidades diferentes de preparação, procedimentos e acompanhamento da análise, mas existem algumas responsabilidades comuns ou que podem ser divididas entre participantes específicos.

Os principais participantes da reunião de análise do projeto concluído são:

1. Facilitador
2. Gerente do projeto e/ou gerentes de estágios ou fases do projeto
3. Membros da equipe do projeto

Examinemos mais detalhadamente os diferentes participantes e suas responsabilidades:


1. Facilitador

A equipe do projeto pode optar por ter um facilitador, escolhido internamente ou externo à equipe do projeto.  O raciocínio subjacente à designação de alguém externo como facilitador é, principalmente, resguardar a objetividade do processo de análise a ser implementado na reunião.

São algumas das responsabilidades do facilitador:

  • Preparar a reunião de análise do projeto concluído, estabelecendo data, hora e local, planejando a pauta e, tendo-a por base, definindo o que deve ser preparado pelos participantes para a reunião.
  • Distribuir os materiais necessários a todos os participantes pelo menos dois dias úteis antes da reunião de análise.
  • Orientar os participantes sobre suas responsabilidades para com a reunião e o que deve ser realizado por meio dela.
  • Examinar os materiais distribuídos (por qualquer um dos participantes) antes da reunião.
  • Estabelecer o tom da reunião e garantir que ela ocorra de acordo com o planejado.
  • Definir diretrizes sobre a condução das discussões e das tomadas de decisão na reunião, com eficiência e eficácia.
  • Garantir que as discussões em grupo fluam com tranqüilidade e o mais rápido possível (por exemplo, resumindo pontos, definindo itens a decidir, apontando o assunto da pauta que deve ser tratado).
  • Dar atualizações parciais do andamento da reunião, para que o grupo saiba o que já foi cumprido até determinado momento.
  • Ajudar os membros do grupo a manter relações de trabalho eficazes.
  • Tomar notas na reunião, inclusive o registro formal de tudo o que foi cumprido, as áreas problemáticas identificadas e as decisões tomadas. O grupo pode optar por atribuir essa tarefa a outra pessoa (não ao facilitador).
  • Preparar e distribuir o relatório de análise do projeto concluído a todos os participantes e quem mais tiver sido identificado como envolvido pela equipe do projeto.
     
     

2. Gerente do projeto e/ou gerentes de estágios ou fases do projeto

Dependendo da complexidade do projeto, pode haver um gerente de projeto (por exemplo, em um projeto que englobe poucos dados) ou vários gerentes de estágios ou fases do projeto (por exemplo, em um projeto cuja infra-estrutura de segurança envolva várias fases de informação).

São algumas das responsabilidades desses gerentes na reunião:

  • Preparar os materiais necessários para a reunião e repassá-los ao facilitador, no mínimo, três dias úteis antes da reunião de análise.  Isso dará ao facilitador tempo suficiente para reunir os materiais antes de distribuí-los aos participantes, de acordo com o cronograma mencionado nas responsabilidades do facilitador.
  • Apresentar uma visão geral do projeto, estágio/fase ou ponto de referência cuja análise está sendo conduzida.
  • Ajudar o facilitador a garantir que a reunião proceda de acordo com o planejado.
  • Registrar tudo o que for cumprido, as áreas problemáticas identificadas e as decisões tomadas, com o grau de detalhamento apropriado para ação subseqüente. Essas notas devem somar-se àquelas feitas pelo facilitador ou pela pessoa designada a registrar a reunião.
  • Participar ativamente das discussões e tomadas de decisão em grupo, bem como estimular os demais participantes a serem igualmente ativos.
  • Ajudar o facilitador a redigir o relatório de análise do projeto concluído.

Após a reunião de análise do projeto concluído, garantir que os itens de ação decididos na reunião sejam efetuados para solucionar o mais rapidamente possível as áreas problemáticas identificadas.
 
3. Membros da equipe do projeto

Os membros da equipe:

  • Preparar, com bastante antecedência, o post-mortem, lendo minuciosamente e tomando notas sobre todo material relevante do projeto, estágio ou ponto de referência.
  • Identificar o que se saiu bem e o que não ocorreu de acordo com o planejado (ambos, da perspectiva coletiva e individual).
  • Sugerir motivos para as áreas problemáticas ou obstáculos identificados.
  • Participar ativamente das discussões e tomadas de decisão, especialmente na solução para a área problemática e na Identificação de lições aprendidas.


O êxito de uma reunião de análise de projeto concluído reside na capacidade dos participantes em avaliar, de maneira eficiente e objetiva, os pontos fortes e as áreas que precisam ser aperfeiçoadas do projeto recém encerrado.  Não é hora de apontar o dedo e encontrar a quem culpar pelo problema ou obstáculo.  Por meio da avaliação objetiva e da identificação de lições aprendidas, as equipes de futuros projetos terão conhecimento prévio a fim de gerenciar seus projetos melhor e com mais eficiência.

 

Direitos autorais e cópia; 2016, SME.com.ph. Todos os direitos reservados.
 Compartilhar  Versão para impressão  E-mail
Avaliações (0)
If you are a human, do not fill in this field.
Clique nas estrelas para classificar.