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Mantenha-se organizado

Adaptado de conteúdo extraído do American Express® OPEN Small Business Network

Os empresários têm o potencial de serem desorganizados. Eles têm recursos limitados e muitas informações para controlar. Por isso, arrumação de escritório, organização e fmanutenção acabam representando um descuido. Um pequeno descuido é compreensível e desculpável, mas para bem estar do escritório, organizações periódicas são imprescindíveis. O conselho e as dicas aqui listadas o ajudará na organizfação e manutenção de um escritório organizado. Guarde este arquivo e consulte-o pelo menos uma vez durante o trimestre. Se você estiver muito ocupado para realizar essa tarefa, contrate alguém para fazer isso para você. A economia de tempo pagará pelo custo.

Clique nos tópicos abaixo para consultar dicas sobre como manter você e o escritório organizados.

  1. Organização de escritório
  2. Arquivos em papel
  3. Arquivos de computador

Organização de escritório

Ter sistemas que mantêm seu escritório organizado gerará economia na manutenção. Verifique sua organização de escritório com estas dicas e faça as mudanças necessárias.

Guarde os materiais que você não usa diariamente.

Isso porque pilhas de papéis, rolos extra de fitas, e pilhas altas de envelopes têm um aspecto sujo e desordeiro, podendo gerar distração. Se o espaço permitir, mantenha os materiais extras em um quarto ou armário fechado. Armazene materiais que você não usa regularmente. Em seu livro "Organizing Your Home Office for Success (Organizando seu escritório em casa para o sucesso)", Lisa Kanarek dá conselhos para manter seu escritório organizado. Ela sugere uma mudança em tudo o que é enfeite e tudo o que você só usa uma vez por semana para locais secundários, como um gabinete de arquivo ou uma estante. Qualquer coisa que você usa uma vez por mês deveria ser armazenada em um arquivo ou guardada em uma estante. Itens que você usa com menos freqüência devem estar em um armário.

Organize os materiais de forma que estejam de fácil alcance.

Por exemplo, você não deve mover duas pilhas de papel e abrir uma caixa para pegar uma folha de papel de carta personalizada.

Organize seu escritório para que seja funcional.

Se tudo é derrubado quando você puxa um livro de sua estante de livros ou não há espaço suficiente perto do aparelho de fax para inserir documentos com facilidade e pegar o fax que chega, reorganize seu escritório. Esses pequenos problemas no fluxo de trabalho desperdiçam tempo e causam stress.

Crie uma lixeira "segura"

Se a desorganização gera nervosismo por jogar fora coisas que depois são necessárias, crie uma lixeira "segura". Nada vai para a lixeira segura, exceto papel. Nenhuma casca de maçã, latas de refrigerante, nada que você não queira ver novamente se tiver de olhar na lixeira. Só esvazie essa lixeira depois de algumas semanas, assim você terá um prazo para recuperar o lixo. Esse sistema pode tornar mais fácil se desfazer as coisas.

Crie um sistema para fluxo de informações

Pense em que tipo de informações, materiais, e outros itens você normalmente encontra. Presumivelmente, sua lista incluirá itens básicos, como correspondências de entrada e de saída, números de telefone, projetos atuais e materiais que você quer guardar, mas não pode focar nisso no momento. Depois de criar sua lista, visite uma loja de material de escritório para encontrar soluções para organizar todas as informações. É possível que o produto perfeito para atender às suas necessidades não seja fácil de achar e possivelmente você terá de combinar dois produtos da loja, ou comprar um artigo e modificá-lo para atender às suas necessiadades.

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Arquivos em papel

Não importa qual seja a organização de seu escritório, alguma manutenção será necessária para manter em ordem as informações do escritório. Seguem algumas dicas para ordenar seus arquivos em papel e eletrônicos.

Todos sabem o que significa perder tempo procurando alguma coisa em uma gaveta de arquivo. A limpeza periódica dos lixos de seus arquivos diminuirá o tempo desse desperdício.

Faça limpezas regularmente

Ordene pelo menos uma vez por trimestre seus gabinetes de arquivo e jogue fora coisas que você não precisa mais. Se você adia essa tarefa continuamente, contrate alguém para ajudá-lo. Embora você esteja envolvido no processo de limpeza, um compromisso com um ajudante lhe obrigará a completar a tarefa.

Renomeie seus arquivos

Se você tem dificuldade em achar papéis em suas gavetas de arquivo, crie nomes de arquivo baseados na primeira palavra relacionada que vem à sua mente quando cria o arquivo. Provavelmente, se essa palavra for a primeira a lhe ocorrer quando você estiver fazendo o arquivamento, será a mais fácil de lembrá-la quando você estiver procurando.

Crie subpastas em cada pasta suspensa

Isso também aumentará a facilidade para localização.

Agrupe arquivos suspensos relacionados

Relacione arquivos suspensos em grupo, mantenha pastas de papéis de cliente emf uma gaveta, ou divida a gaveta, em uma parte coloque artigos e contratos em outra. Mantenha seus arquivos pessoais em uma gaveta separada de todo o material empresarial.

Tenha o espaço suficiente para arquivar

A organização só é possível se você tiver bastante espaço em seus gabinetes de arquivo. Invista em gabinetes de arquivo de alta qualidade, grandes que provêem bastante espaço para o material que você precisa armazenar.

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Arquivos de computador

O disco rígido de seu computador – o equivalente a seu gabinete de arquivo – também precisa de limpeza periódica. Aqui estão algumas sugestões da Fujifilm Computer Products e a Associação Americana de Escritórios em Casa.

Libere espaço no disco fazendo cópias de segurança

Os arquivos antigos ou raramente usados podem ser transferidos facilmente do disco rígido para CDs ou fitas de dados. Isto aumentará a velocidade de recuperação de arquivos do computador.

Crie subdiretórios no disco rígido

Subdiretórios amplos permitirão armazenar todos os arquivos relacionados no diretório raiz a serem salvos em um grupo. Os subdiretórios são fáceis de criar. Simplesmente consulte seu manual de sistema operacional.

Dê nomes significativos aos arquivos

Use nomes de arquivos gerais, abrangentes que podem ser facilmente identificados, como "folha de pagamentos.96." Isso pode ser útil ao trabalhar simultaneamente com um grande número de arquivos pequenos e reduzirá o tempo de procura exigido para achar arquivos específicos em um diretório.

Mantenha-se comprometido com a organização

A organização é uma disciplina instruída, mas manter um disco rígido e disquetes organizados, com o tempo, se tornará uma segunda natureza. Faça cópias de segurança (back-up) dos arquivos regularmente, e continue salvando arquivos de um modo sistemático.

Comprima seus dados

Se o espaço em seu disco rígido sempre re[resenta um problema, existem programas que reduzirão ou comprimirão seus arquivos, aumentando consideravelmente o espaço de armazenamento disponível. Existem vários programas de software para compactação de dados.

Use discos codificados por cor

Arquivar discos por cor em arquivos de discos permite aos usuários encontrá-los rápida e facilmente. Por exemplo: use disquetes azuis para contabilidade, verdes para folha de pagamento e vermelhos para vendas.

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