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Contabilidade e fundamentos do registro de informações

Adaptado de conteúdo extraído do American Express® OPEN Small Business Network

Uma contabilidade adequada é importante para a manutenção e crescimento de uma empresa. Sem ela, você corre o risco de sofrer uma crise de fluxo de caixa, gastar dinheiro e perder oportunidades de expansão. Ao desenvolver ou aprimorar a rotina contábil, lembre-se de que o objetivo da contabilidade é ajudá-lo a administrar seu negócio e permitir que órgãos responsáveis pelo imposto avaliem sua atividade empresarial. Quando sua contabilidade atingir esses objetivos, poderá – e deverá – ser da forma mais simples possível.

As diretrizes gerais destacam os pontos que necessitam de mais atenção e fornecem idéias para manter seus livros organizados. Porém, antes de tomar decisões sobre contabilidade, consulte seu contador ou a pessoa responsável pelo cálculo do imposto, pois a contabilidade varia radicalmente dependendo do negócio.

Muitos proprietários de empresas de pequeno porte preferem usar um software para controlar os diferentes aspectos de sua empresa, e os recursos fornecidos neste documento o ajudam a implantar a automação computacional. O trunfo para aproveitar totalmente seu software de contabilidade é determinar se ele economiza seu tempo e o deixa livre para administrar o negócio. Em muitos casos, é o que realmente acontecerá, mas cuidado para não cair na armadilha de passar muito tempo no computador fazendo uma contabilidade que poderia ser bem mais eficaz se entregue em papel. Os formulários de papel de contabilidade mencionados neste documento podem ser obtidos em muitas lojas.

Algumas funções contábeis serão melhores se delegadas a um contador. Apesar de ser necessário adquirir a maior quantidade de conhecimento possível revisando os livros freqüentemente, um contador ou encarregado da escrituração contábil pode deixá-lo livre para se concentrar e desenvolver seu negócio. Até mesmo uma tarefa contábil que demora apenas algumas horas semanais pode ser aprimorada, se delegada a outra pessoa se o tempo consumido for mais bem gasto.

Clique nos tópicos a seguir para saber mais sobre os principais registros necessários para manter uma empresa de pequeno porte:

Receitas e despesas

Sua empresa usará um Diário para receita e despesa ou livro-razão para controlar o montante gasto, onde está sendo gasto e o valor que está entrando.

Um diário para receita e despesa é usado pela maioria das empresas de pequeno porte e é uma contabilidade por registro singular – registrando apenas o recebimento e a despesa. O sistema de contabilidade por partidas dobradas envolve um livro-razão e é necessáro que todas as atividades sejam registradas como débito e crédito nos livros. Antigamente, pensava-se que todas as empresas tivessem de usar o método mais complicado de partidas dobradas, no entanto, atualmente o sistema por registro singular é usado por muitos proprietários de empresas de pequeno porte. O sistema de contabilidade por registro singular pode ser armazenado no computador ou em papel. Entre os programas que realizam um sistema de contabilidade por registro singular estão Quicken, da Intuit, e Microsoft Money, entre muitos outros.

O livro-razão é usado para registrar duas vezes todas as transações tendo como base o conceito de que todas as transações têm duas metades que afetam o negócio. Por exemplo, se você vender um item, seus livros irão refletir diminuição no estoque (crédito) e fluxo de pagamento (débito). Se você usar o sistema de contabilidade por partidas dobradas, será possível usar um programa de computador ou contador para manter o livro-razão atualizado. Se permitir que outra pessoa atualize seus livros, revise-os regularmente. Entre os programas que fazem a contabilidade por partida dobrada estão: M.Y.O.B da Teleware, Peachtree Accounting da Peachtree Software e Quickbooks da Intuit.

Seu contador pode indicar o tipo de registro que você pode escolher. Também consulte seu consultor fiscal para saber se você deve usar um sistema de contabilidade com base em caixa ou acumulação.

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Despesas em dinheiro

O dinheiro gasto em seu negócio precisará ser contabilizado se você quiser registrar todos os gastos empresariais em um determinado ano. Há pelo menos duas formas para fazer isso: você mesmo assinar cheques que podem ser reembolsados ou manter um pequeno registro de caixa.

Se preferir pagar com cheque, apenas mantenha o controle semanal, quinzenal ou mensal, de todas as entradas de caixa e o seu total, dependendo do volume das despesas. Mantenha um registro de cada categoria de despesa para fins fiscais, e preencha você mesmo um cheque no valor o total. Registre o dinheiro que pode ser reembolsado no registro de seu cheque para distingui-lo da receita tributável. Como alternativa, mantenha um pequeno registro de caixa ao preencher um cheque para um pequeno caixa ou manter um registro de cada despesa para pelo pequeno valor.

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Registros de estoque

Conhecer seus registros de estoque permitirá que você evite roubos, mantenha os valores mínimos de estoque e controle as tendências de compra, entre outras coisas.

Se você vender um grande número de itens de pequeno valor – por exemplo, em uma loja – será possível usar um sistema de computador para controlar o estoque ou ligar o sistema de computador a suas vendas ao ter um sistema de estoque POS (point of sale, ponto de venda). Se vender itens maiores, faça esse controle manualmente.

As principais informações de estoque que você precisa obter são: data da compra, número de estoque do item comprado, preço de compra, data da venda e preço de venda.

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Contas a receber

Se seu produto ou serviços forem pagos no momento da entrega, você não precisará de um sistema de controle para as contas a receber. No entanto, se os produtos ou serviços fornecidos puderem ser pagos posteriormente, seus registros de contas a receber controlarão o valor devido a você. É possível monitorar as contas a receber mantendo uma cópia de todas as faturas enviadas ou um registro das contas a receber. De qualquer forma, as informações necessárias incluem: data da fatura, número da fatura, valor da fatura, termos, data de pagamento, valor pago e o nome da entidade a ser cobrada.

Muitos programas de software estão disponíveis para ajudá-lo a gerar faturas e controlar as horas e despesas incorridas para cada cliente. Esses programas podem economizar horas para o proprietário e criar faturas de aspecto profissional. No entanto, de acordo com Ed Slott, autor de "Your Tax Questions Answered" (Plymouth Press), manter suas contas a receber armazenadas no computador é sensato, se isso permitir que você receba o pagamento mais rapidamente ou saiba qual é a origem do dinheiro. Por outro lado, um sistema de fitas de papel é muito eficaz. Entre os programas de software que criam faturas ou controlam as horas estão: software QuickInvoice da Intuit; Timeslips e WinInvoice da Good Software; e PerForm Pro Plus da Delrina.

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Contas a pagar

As contas a pagar são dívidas contraídas pela sua empresa para bens e serviços. Manter o controle e saber a data de vencimento de suas dívidas permite estabelecer um crédito bom e segure seu dinheiro pelo maior tempo possível.

Empresários com poucas contas a pagar usam arquivos etiquetados por datas a fim de manter o controle. Outras empresas de pequeno porte simplesmente pagam faturas duas vezes por mês e guardam todas as "Contas a Pagar" no arquivo. Empresas maiores usam arquivos de contas a pagar organizados por credores. Qualquer que seja o sistema escolhido por você, será necessário adquirir as seguintes informações sobre as contas a pagar: data da fatura, número da fatura, valor da fatura, termos, data de pagamento, valor pago, balanço (se aplicável) e nomes e endereço do cliente.

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