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Como conduzir uma reunião formal

Adaptado de conteúdo extraído do American Express® OPEN Small Business Network

Com o crescimento de sua empresa de pequeno porte, maiores se tornarão suas reuniões de negócios. As reuniões informais podem ser eficazes, porém quando o prazo for curto e os projetos complexos, uma melhor organização será necessária. Ao trabalhar com clientes empresariais, talvez seja necessário conduzir uma reunião formal.

Etapa 1: Estabeleça objetivos

Um objetivo claro incentivará as pessoas a participarem da reunião, pois elas entenderão sua intenção. Esta medida também vai estabelecer a base para uma reunião bem direcionada.

As reuniões normalmente têm pelo menos um objetivos – informar ou decidir. "Discutir" não é o objetivo de uma reunião. Por exemplo, "um bom objetivo é determinar o posicionamento de mercado para a propaganda dirigida de Series 2000". A reunião é bem direcionada e seu o objetivo informado com clareza. "A discussão do marketing de Series 2000" parece sem propósito e pode dar espaço a divagações em lugar das ações.

Etapa 2: Defina os participantes

Faça uma lista das pessoas que devem participar da reunião. Pense cuidadosamente sobre quem deve ou não estar na sala (provavelmente um integrante possa participar por teleconferência, ou apenas em um tema específico). Lembre-se de que se você desperdiçar o tempo de uma pessoa, ela estará menos propícia a comparecer e participar de uma próxima reunião sob sua responsabilidade.

Seja firme ao convidar pessoas para uma reunião. Respeite suas agendas e utilize frases como "Por favor, programe-se para estar presente e me comunique caso não possa comparecer." Sempre informe as pessoas sobre o objetivo, horário de início e de término da reunião. Enfatize também que ela será iniciada pontualmente.

Etapa 3: Elabore uma pauta

Uma pauta consiste em uma lista dos itens que serão discutidos com a finalidade de alcançar seu objetivo. Essa pauta pode ser mantida para seu próprio uso ou distribuída aos participantes durante a reunião. O lado positivo de distribuí-la é que os participantes terão um roteiro para seguir. O lado negativo é que isso pode desviar atenção de seus participantes; eles podem antecipar questões que ainda não estão no momento de serem abordadas. Por exemplo, se o quinto item for uma questão de engenharia, os engenheiros presentes podem querer ir direto a este ponto. Para resolver outras questões, é aconselhável, antes, manter a pauta somente em seu poder. Se estiver presidindo uma reunião de avaliação de projeto, você pode utilizar o cronograma do projeto como pauta.

Caso você decida distribuir uma pauta, não deixe de expor no início da página o objetivo e a data da reunião. Todos os itens devem estar bem destacados. Cada pessoa presente deve receber uma via, faça cópias além das necessárias.

Etapa 4: Mantenha o controle

Iniciada a reunião, será de sua responsabilidade o seu desenvolvimento e direcionamento, evitando dispersões. Apresentamos algumas sugestões para executar esta tarefa:

  • Inicie a reunião pontualmente, mesmo que alguns integrantes estejam atrasados. Se esperar pela última pessoa, você estará incentivando a todos que se atrasem.
  • Faça uma breve exposição sobre o objetivo da reunião.
  • Se distribuir uma pauta, certifique-se de que todos a acompanham, desta forma você atingirá seus objetivos.
  • Se a discussão cair em um tópico e a decisão não for tomada, é sua função interpor e dizer algo como, "Para que possamos cumprir o cronograma do projeto, precisamos decidir."
  • Se for evidente que algo não pode ser resolvido, determine que será necessário resolvê-lo futuramente e acrescente-o ao cronograma do projeto.
  • Controle dos participantes: seja firme se o grupo se exaltar e sugira que a questão seja discutida em outra ocasião.
  • Ao final da reunião agende a próxima.
  • Se você convocou a reunião é, então, o responsável por fazer anotações ou para indicar alguém que o faça.
Etapa 5: Acompanhe de perto

Uma vez concluída a reunião, você ainda tem trabalho por fazer.

Organize e distribua um memorando interno resumindo o que foi discutido – e resolvido – e quais as ações devem ser tomadas para as questões que precisam de mais esclarecimentos. Ele deve ser redigido a partir das anotações da reunião. O memorando não deve ser longo – alguns tópicos transmitem a mensagem necessária.

Agradeça às pessoas por sua presença e participação. Elas ficarão felizes em saber que seu tempo foi valorizado.

Atualize seu cronograma para que cubra o progresso relatado na reunião. Em sua atualização, inclua a data da próxima reunião e as necessidades que precisam ser supridas até lá.

Distribua o cronograma revisado.

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